Thư mời phỏng vấn là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến quyết định của ứng viên có nhận lợi tham gia phỏng vấn trực tiếp không. Hãy cùng TopviecIT tham khảo ngay cách viết thư mời chuyên nghiệp, thu hút được ứng viên trong mùa tuyển dụng tới nhé.
Thư mời phỏng vấn là gì?
Thư mời phỏng vấn là một loại tài liệu hoặc văn bản được nhà tuyển dụng dùng để gửi cho các ứng viên tiềm năng gửi mục đích mời họ đến tham gia cuộc phỏng vấn trực tiếp. Hiện nay thư phỏng vấn thường được gửi qua email để đảm bảo tính kịp thời và nhanh chóng trong quá trình tuyển dụng nhân tài.
Việc gửi trước các thư mới sẽ giúp ứng tiền có thể chủ động nắm bắt được thông tin cũng như cơ hội trao đổi thêm trước khi đến với buổi phỏng vấn trực tiếp. Bên cạnh đó, tài liệu này cũng là một trong những yếu tố để nhà tuyển dụng có thể thu hút được ứng viên tiềm năng hiệu quả hơn.
Hướng dẫn viết thư mời phỏng vấn thu hút ứng viên
Vậy làm thế nào để thư mời của bạn có thể thu hút được ứng viên và giúp tăng tỉ lệ đồng ý đến với buổi phỏng vấn trực tiếp? Dưới đây sẽ là một số cách để bạn giúp bạn giải quyết vấn đề này hiệu quả hơn:
Thu hút ngay từ tiêu đề email mời phỏng vấn
Tiêu đề là yếu tố đầu tiên mà bạn cần lưu ý khi viết email mời phỏng vấn. Một Email lạ – không rõ thông tin sẽ rất dễ bị ứng viên bỏ qua, thậm chí có thể đưa vào danh sách “spam” hoặc “block” của họ. Vì vậy, hãy lựa chọn mẫu tiêu đề phù hợp cho email của mình. Ví dụ như:
- Thư mời phỏng vấn – [Vị trí] – [Công Ty].
- [Công ty] – Thư mời tham gia phỏng vấn – [Vị trí].
- Thư mời [Ứng viên] tham gia phỏng vấn [Vị trí] tại [Công ty].
Nội dung thư mời cần rõ ràng và chi tiết
Sau phần tiêu đề, nội dung chính của email mời phỏng vấn sẽ là vấn đề bạn nên lưu ý và chuẩn bị nội dung chỉn chu, phù hợp. Nội dung chính của email mời phỏng vấn cần:
Lời mở đầu của thư mời
Đầu email, hãy gửi lời cảm ơn đến ứng viên vì đã dành thời gian để xem nội dung thư mời. Dù là gửi cho ứng viên đã ứng tuyển hoặc không ứng tuyển, hãy giải thích lý do vì sao email này được gửi đến ứng viên. Ví dụ như:
“Xin chào [danh xưng + tên ứng viên], thông qua quá trình lọc hồ sơ tuyển dụng, [công ty] đã thực hiện đánh giá và cảm thấy hồ sơ/CV ứng tuyển của bạn khá phù hợp với vị trí [vị trí tuyển dụng]. Vì vậy, [công ty] muốn mời bạn đến tham gia phỏng vấn trực tiếp để trao đổi chi tiết hơn.”
Nội dung chính của thư mời
Sau lời mở đầu, nhà tuyển dụng cần phải cung cấp những thông tin liên quan đến buổi phỏng vấn. Bên cạnh đó, để tăng tính thuyết phục, nhà tuyển dụng cũng có thể cung cấp thêm những thông tin cơ bản về doanh nghiệp, vị trí đang tuyển dụng và đính kèm thêm mô tả công việc của vị trí đó. Cụ thể, nên có những thông tin như sau:
- Sơ lược thông tin về công ty, vị trí tuyển dụng.
- Thời gian phỏng vấn dự kiến.
- Địa điểm thực hiện phỏng vấn trực tiếp hoặc cách thức, công cụ, kênh kết nối nếu phỏng vấn online.
- Cung cấp thêm thông tin về hình thức phỏng vấn như phỏng vấn 1 – 1, thuyết trình phỏng vấn,…
- Thời lượng dự kiến của buổi phỏng vấn.
Tham khảo thêm: Cách viết content tuyển dụng hài hước thu hút ứng viên IT
Luôn có lời kêu gọi – CTA cuối email
Cuối email mời phỏng vấn nên có thêm lời kêu gọi ứng viên phản hồi, xác nhận thông tin. Bạn có thể đặt ra khung thời gian cụ thể để ứng viên gửi phản hồi. Điều này sẽ thôi thúc ứng viên tạo ra hành động tốt hơn. Ví dụ như:
“Nếu bạn đồng ý hoặc có bất kỳ thắc mắc nào với lịch phỏng vấn trên, vui lòng phản hồi lại cho [công ty] trước ngày [thời gian]. [Công ty] hy vọng sẽ nhận được phản hồi sớm từ bạn. Chân thành cảm ơn.
Trân trọng!”
Lưu ý khác khi viết thư mời phỏng vấn
Bên cạnh đầy đủ nội dung, hãy lưu ý thêm một số vấn đề sau đây;
- Nên sử dụng từ ngữ, văn phong trang trọng, phù hợp tránh gây ra sự hiểu lầm về nội dung mà nhà tuyển dụng muốn truyền tải.
- Chú ý kiểm tra lỗi chính tả, mốc thời gian, vị trí, tên ứng viên từ 2 – 3 lần trước khi gửi thư mời.
- Cần phải đưa ra những phương án trong trường hợp ứng viên không phản hồi thư mời.
Xem thêm: Chia Sẻ Kỹ Năng, Kinh Nghiệm Phỏng Vấn IT Từ Một Manager
Mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp tham khảo
Sau khi đã hiểu hơn về cách viết thư mời giúp thu hút ứng viên tốt hơn, bạn có thể tham khảo thêm một số mẫu thư mời sau đây nhé:
Hy vọng bài viết chia sẻ kinh nghiệm hôm nay sẽ hữu ích và giúp bạn viết được thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp, thu hút ứng viên mùa tuyển dụng sắp tới. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể truy cập vào TopCV – nền tảng đăng tin tuyển dụng uy tín hiện nay để tìm kiếm ứng viên tiềm năng và mở rộng nguồn nhân lực hiệu quả hơn nhé.
Tìm hiểu thêm: Ưu nhược điểm của các kênh tuyển dụng IT mà bạn nên tham khảo
