Một bản mô tả công việc (JD) đầy đủ và chính xác sẽ giúp nhà tuyển dụng thu hút, lựa chọn được những ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển. Vậy, làm thế nào để có bản mô tả công việc đúng chuẩn? Hãy cùng TopviecIT.vn tìm hiểu ngay cách viết mô tả công việc chuyên nghiệp ngay sau đây nhé.
Bảng mô tả công việc là gì?
Bảng mô tả công việc, còn được gọi là JD (Job Description), là một tài liệu tóm tắt các trách nhiệm cốt lõi, hoạt động, yêu cầu và kỹ năng cần có cho một vai trò công việc. Bảng mô tả công việc cũng có thể bao gồm các thông tin quan trọng về công ty như sứ mệnh, văn hóa và các quyền lợi dành cho nhân viên.
Ngoài ra, JD cũng cung cấp đủ thông tin cho ứng viên đánh giá xem họ có đủ khả năng cho vị trí đó hay không. Theo một khảo sát từ Indeed, 52% ứng viên cho biết chất lượng bảng mô tả công việc có tác động rất lớn hoặc cực kỳ lớn đến quyết định của họ khi nộp đơn ứng tuyển.
Bảng mô tả công việc gồm những thành phần gì?
Trước khi đến với cách viết mô tả công việc, bạn cần hiểu trong một bản mô tả cần có những thành phần gì. Tùy thuộc vào từng vị trí, cách viết mô tả công việc và lựa chọn những nội dung cần có sẽ khác nhau. Dưới đây sẽ là một số thành phần cơ bản mà bạn có thể tham khảo:
Tiêu đề công việc và vị trí tuyển dụng (Job Title)
Tiêu đề công việc cần được xác định một cách cụ thể và chính xác để mô tả đúng vai trò của công việc. Điều này giúp ứng viên hiểu rõ vị trí mà họ đang xem xét và thu hút những người có quan tâm tới công việc đó. Một khảo sát của Indeed năm 2020 cho thấy 36% ứng viên sử dụng các trang web tuyển dụng tìm kiếm việc làm bằng cách sử dụng tiêu đề công việc mà họ đang tìm kiếm.
Khi xây dựng tiêu đề công việc, hãy lưu ý những điểm sau đây:
- Sử dụng các cụm từ quan trọng: Sử dụng các từ, cụm từ chính xác và liên quan để mô tả đúng nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc.
- Tránh ngôn ngữ nội bộ: Hãy sử dụng những từ ngữ thông thường và dễ hiểu để tiếp cận được nhiều ứng viên tiềm năng. Tránh sử dụng các thuật ngữ nội bộ hoặc khó hiểu mà ứng viên không thể hiểu hoặc tìm kiếm trên các trang web tuyển dụng.
- Sử dụng các cụm từ quan trọng: Thay vì sử dụng các thuật ngữ như “VI” hoặc “Vice President”, hãy sử dụng các cấp độ kinh nghiệm chuẩn như “Senior” hoặc “Junior” để mô tả mức độ kinh nghiệm yêu cầu cho vị trí.
- Ngôn ngữ phù hợp và không gây loại trừ: Sử dụng ngôn ngữ phù hợp và khách quan, tránh sử dụng ngôn ngữ gây loại trừ hoặc phân biệt đối xử.
Tìm hiểu thêm: So sánh ưu – nhược điểm của các kênh tuyển dụng
Tóm tắt công việc (Job Summary)
Tóm tắt công việc nên cung cấp một cái nhìn tổng quan về công ty và mong đợi về vị trí công việc. Dưới đây là những lời khuyên mà bạn có thể tham khảo để xây dựng một tóm tắt công việc hấp dẫn:
- Đưa ra một số thông tin quan trọng về công ty của bạn, bao gồm lĩnh vực hoạt động, quy mô, mục tiêu, giá trị cốt lõi.
- Tạo điểm nhấn bằng cách giới thiệu những đặc điểm độc đáo về công ty của bạn. Ví dụ như văn hóa công ty thân thiện, các chương trình phúc lợi hấp dẫn,..
- Đưa ra thông tin về văn hóa công ty để tóm lược lý do tại sao một ứng viên muốn làm việc cho bạn. Theo một khảo sát của Indeed, 72% ứng viên cho biết, việc hiển thị thông tin về văn hóa công ty trong mô tả công việc là rất quan trọng hoặc cực kỳ quan trọng.
Trách nhiệm và nhiệm vụ chính (Job Responsibilities)
Một cách viết mô tả công việc thu hút ứng viên hơn chính là làm nổi bật phần trách nhiệm, nhiệm vụ chính của họ. Đây là phần nội dung sẽ cung cấp thông tin cụ thể về công việc và mô tả nhiệm vụ mà ứng viên sẽ thực hiện khi làm việc tại vị trí đó.
Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi nhà tuyển dụng xây dựng phần này trong bản mô tả công việc:
- Cung cấp thông tin chi tiết: Điều này giúp ứng viên có cái nhìn rõ ràng về công việc mà họ sẽ thực hiện, từ đó đánh giá xem họ có phù hợp với yêu cầu công việc hay không.
- Sắp xếp theo mức độ quan trọng: Đặt những trách nhiệm và nhiệm vụ quan trọng nhất ở đầu danh sách để thu hút sự chú ý của ứng viên.
- Định rõ vai trò và trách nhiệm: Điều này giúp ứng viên hiểu được cách công việc được tích hợp vào tổ chức và ảnh hưởng đến các bộ phận khác.
- Môi trường làm việc hàng ngày: Đưa ra góc nhìn tổng quan về môi trường làm việc, công việc hàng ngày mà ứng viên sẽ gặp phải. Điều này giúp ứng viên đánh giá xem công việc và tổ chức có phù hợp với họ hay không.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và tránh giả định: Điều này giúp mô tả công việc dễ hiểu và tránh gây hiểu lầm cho ứng viên.
- Liên kết công việc với mục tiêu tổ chức: Chỉ ra cách công việc đóng góp vào mục tiêu tổ chức, báo cáo công việc như thế nào, tương tác với các cấp quản lý hoặc bộ phận khác trong tổ chức ra sao. Điều này giúp ứng viên hiểu được bức tranh tổng thể và quan hệ làm việc trong tổ chức.
Tìm hiểu thêm: Cách viết content tuyển dụng hài hước “hút” ứng viên
Yêu cầu về trình độ, kỹ năng (Qualifications and)
Theo một khảo sát của Indeed năm 2018, 63% ứng viên cho biết họ không nộp đơn ứng tuyển cho một công việc vì họ cảm thấy không hiểu rõ về các công cụ hoặc kỹ năng cụ thể được liệt kê trong mô tả công việc. Trong khi đó, 47% còn lại cho biết họ không nộp đơn vì họ không có số năm kinh nghiệm cụ thể được liệt kê trong mô tả công việc.
Vì vậy, phần yêu cầu về trình độ, kỹ năng cũng rất quan trọng trong bản mô tả công việc. Dưới đây là một số lưu ý mà bạn có thể tham khảo khi xác định nội dung về phần này trong cách viết mô tả công việc chuyên nghiệp hơn:
- Xác định các yêu cầu về học vấn, kinh nghiệm làm việc trước đây, chứng chỉ và kỹ năng kỹ thuật cần thiết cho vị trí công việc.
- Ngoài các kỹ năng cứng, yêu cầu chuyên môn, hãy liệt kê các kỹ năng mềm cần thiết mà doanh nghiệp cần hoặc ưu tiên cho ứng viên.
- Tránh liệt kê quá nhiều yêu cầu, kỹ năng, vì điều này có thể làm ứng viên cảm thấy bị áp đặt và nản lòng.
- Đừng yêu cầu ứng viên phải có tất cả các kỹ năng hoặc số năm kinh nghiệm cụ thể. Điều này có thể gây loại trừ nhiều ứng viên tiềm năng.
- Để thu hút một bộ sưu tập ứng viên đa dạng hơn, hãy xác định những yêu cầu bắt buộc và những yêu cầu mong muốn.
- Khi liệt kê các kỹ năng, cung cấp thông tin cụ thể về những kỹ năng cần thiết và giải thích tại sao chúng quan trọng cho vị trí công việc nếu được.
Tìm hiểu thêm: Chia sẻ kinh nghiệm phỏng vấn IT từ một Manager
Mức lương và quyền lợi (Salary and benefits)
Theo một khảo sát của Indeed năm 2019, gần 70% ứng viên cho biết họ hiếm khi hoặc chỉ đôi khi thấy các mô tả công việc bao gồm thông tin về mức lương. Các ứng viên chất lượng cao thường sẽ quan tâm nhiều hơn đến những công việc có thể đáp ứng được nhu cầu về thu nhập, quyền lợi mong muốn của họ.
Một khảo sát khác của Indeed cũng cho biết có đến 83% các ứng viên đồng ý rằng quyền lợi, lợi ích mà công ty cung cấp sẽ ảnh hưởng đến quyết định có chấp nhận lời mời làm việc hay không của họ. Vì vậy, để nội dung này thu hút ứng viên hơn, bạn có thể tham khảo 1 số yếu tố sau đây:
- Hãy cung cấp thông tin về mức lương hoặc khoảng lương ước tính, nên hạn chế các cụm từ như “cạnh tranh”, “thỏa thuận”.
- Bên cạnh mức lương, hãy liệt kê các quyền lợi và chế độ phúc lợi khác mà công ty cung cấp, như bảo hiểm, chế độ nghỉ phép, phúc lợi gia đình và các tiện ích khác.
- Không nên cung cấp quá nhiều chi tiết về mức lương và các quyền lợi. Thay vào đó, tạo sự hấp dẫn, khám phá bằng cách đề cập đến các yếu tố tổng thể, động lực của việc làm tại công ty của bạn.
Tìm hiểu thêm: Làm thế nào để tuyển dụng nhân tài IT?
Cách viết mô tả công việc chuẩn với 5 bước
Sau khi đã biết được các thành phần cần có, bạn có thể tham khảo 5 bước trong cách bản mô tả công việc đúng chuẩn sau đây:
Bước 1: Tìm hiểu chi tiết thông tin về công việc
Bước đầu tiên trong cách viết mô tả công việc chuẩn là bạn cần phải tìm hiểu đầy đủ những thông tin liên quan đến vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển dụng. Khi bạn có những thông tin này, bạn có thể xây dựng nội dung trong bản mô tả công việc chính xác, chi tiết hơn.
Một số cách để giúp bạn có thể tìm hiểu, thu thập thông tin cho vị trí này như sau:
- Sử dụng các phiếu điều tra, bảng biểu câu hỏi để thu thập thông tin từ những nhân sự, phòng ban liên quan đến vị trí tuyển dụng.
- Gặp người đảm nhận vị trí công việc hoặc quản lý để hiểu rõ hơn về trách nhiệm, yêu cầu và vai trò của vị trí.
- Tìm hiểu thông qua các nguồn thông tin trực tuyến, như trang web công ty, bài viết, hoặc báo cáo liên quan đến ngành hoặc vị trí công việc.
Tìm hiểu thêm: Tìm hiểu về 5 bước xây dựng khung năng lực đánh giá nhân viên
Bước 2: Xác định bối cảnh, trách nhiệm công việc
Bước tiếp theo trong cách viết mô tả công việc mà bạn cần biết là xác định bối cảnh, trách nhiệm công việc mà ứng viên sẽ thực hiện. Cụ thể như sau:
Bước 2.1: Xác định bối cảnh công việc
Với bối cảnh công việc, bạn cần xác định những thông tin sau:
- Mối quan hệ báo cáo: Vị trí tuyển dụng sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho ai, gián tiếp cho ai.
- Mối quan hệ giám sát: Ai là người sẽ thực hiện giám sát công việc của vị trí cần tuyển dụng.
- Mối quan hệ phòng ban: Vị trí tuyển dụng sẽ cần làm việc với những phòng ban, đồng nghiệp nào.
- Mối quan hệ vật chất: Yếu tố môi trường làm việc ra sao, thuận lợi, những hạn chế trong môi trường mà ứng viên có thể gặp phải.
Bước 2.2: Xác định trách nhiệm chính
Trách nhiệm chính trong bản mô tả công việc sẽ là nội dung quan trọng mà nhà tuyển dụng cần lưu ý. Trách nhiệm, nhiệm càng được rõ ràng, ứng viên sẽ càng hiểu rõ hơn về việc họ phải làm và đóng góp như thế nào cho tổ chức. Từ đó, tăng khả năng thu hút được ứng viên phù hợp cao hơn.
Một số Tips để bạn có thể thực hiện bước này như sau:
- Đọc và tìm hiểu kỹ mô tả công việc sẵn có để hiểu rõ những trách nhiệm đã được mô tả được cung cấp.
- Dựa vào thông tin thu thập được, tạo danh sách các hoạt động chức năng mà ứng viên cần thực hiện để đạt được mục tiêu công việc.
- Sắp xếp các nhiệm vụ theo từng cấp độ từ Bao quát, Cụ thể đến Chi tiết.
- Nên chia trọng số công việc từ quan trọng nhất, quan trọng đến không quan trọng, hoặc từ nhiệm vụ hàng ngày (chiếm xx %) đến nhiệm vụ phát sinh (chiếm xx %),…
Tìm hiểu thêm: Cách viết thư mời phỏng vấn thu hút ứng viên mùa tuyển dụng
Bước 3: Liệt kê yêu cầu kỹ năng, chuyên môn
Bước tiếp theo trong cách viết mô tả công việc chuyên nghiệp, chuẩn xác là xác định các yêu cầu về kỹ năng, chuyên môn của ứng viên. Để tìm kiếm nhân viên phù hợp, bạn nên chú ý các vấn đề chính sau đây trong quá trình viết mô tả công việc tuyển dụng. Bao gồm:
- Yêu cầu về trình độ học vấn: Liên quan đến mức độ giáo dục, kiến thức chuyên môn mà ứng viên cần đáp ứng.
- Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc: Tùy từng vị trí sẽ có những yêu cầu về kinh nghiệm khác nhau. Tuy vậy, bạn cần làm rõ rằng vị trí tuyển dụng có yêu cầu kinh nghiệm không, nếu có thì yêu cầu như thế nào.
- Yêu cầu về kỹ năng cần thiết: Xác định những kỹ năng mà ứng viên cần để làm việc hiệu quả. Lưu ý cần nêu cả kỹ năng mềm và kỹ năng cứng.
- Phân biệt rõ ràng giữa yêu cầu bắt buộc và mong muốn: Yêu cầu bắt buộc là những yêu cầu tối thiểu mà ứng viên phải đáp ứng để được xem xét cho vị trí công việc. Yêu cầu mong muốn là những yêu cầu khác mà có thể cải thiện khả năng ứng viên hoàn thành công việc, nhưng không bắt buộc.
Bước 4: Sắp xếp thông tin mô tả công việc một cách rõ ràng
Đảm bảo rằng mô tả công việc được sắp xếp một cách có logic và dễ hiểu. Trong cách viết mô tả công việc chuyên nghiệp, bước này giúp bạn giúp ứng viên xem xét bản JD dễ dàng hơn, từ đó xác định mức độ phù hợp trước khi ứng tuyển. Bạn có thể tham khảo một số cách viết mô tả công việc sau đây để giúp sắp xếp thông tin rõ ràng hơn. Bao gồm:
- Sử dụng tiêu đề súc tích, mạnh mẽ theo phần hướng dẫn đầu của bài viết.
- Phân loại thông tin rõ ràng, rành mạch.
- Sắp xếp mô tả công việc theo thứ tự logic, đúng luồng công việc. Bạn có thể bắt đầu bằng các trách nhiệm chính của vị trí, sau đó liệt kê yêu cầu kỹ năng và chuyên môn. Nếu cần thiết, bạn cũng có thể sắp xếp theo cấp độ quan trọng hoặc ưu tiên.
- Sử dụng các định dạng văn bản như gạch đầu dòng, in đậm, in nghiêng để làm nổi bật các thông tin quan trọng và giúp người đọc dễ dàng nhận biết.
- Tránh việc sử dụng câu chuyện hoặc mô tả dài dòng. Thay vào đó, sử dụng các câu ngắn gọn và đưa ra thông tin một cách trực tiếp và rõ ràng.
Bước 5: Kiểm tra và hiệu chỉnh bản mô tả công việc
Trước khi công bố mô tả công việc, hãy kiểm tra và hiệu chỉnh kỹ càng để đảm bảo rằng mọi thông tin đều chính xác, rõ ràng và không gây hiểu lầm. Đặt mình vào vị trí của ứng viên và đảm bảo rằng mô tả công việc hấp dẫn và đầy đủ để thu hút những người phù hợp.
Tìm hiểu thêm: 10 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng giúp HR không bỏ lỡ nhân tài
Ví dụ bản mô tả công việc những vị trí HOT nhất
Nếu bạn vẫn chưa biết cách viết mô tả công việc như thế nào chuyên nghiệp, thu hút ứng viên, hãy tham khảo ngay một số mẫu mô tả công việc cho những vị trí HOT, có nhu cầu tuyển dụng cao hiện nay như sau:
- Nhân viên kinh doanh: Tải bản hoàn chỉnh TẠI ĐÂY
- Nhân viên kế toán: Tải bản hoàn chỉnh TẠI ĐÂY
- Nhân viên hành chính nhân sự: Tải bản hoàn chỉnh TẠI ĐÂY
- Nhân viên chăm sóc khách hàng: Tải bản hoàn chỉnh TẠI ĐÂY
- Nhân viên marketing: Tải bản hoàn chỉnh TẠI ĐÂY
Xây dựng một mô tả công việc chi tiết và hấp dẫn là rất quan trọng để thu hút và tuyển dụng nhân viên phù hợp. Hy vọng bài viết trong chuyên mục Chia sẻ kinh nghiệm ngày hôm nay sẽ giúp bạn biết cách viết mô tả công việc chuyên nghiệp và thu hút ứng viên.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách viết mô tả công việc đúng chuẩn và hữu ích, hãy ghé thăm TopCV.vn. Trang web này cung cấp các mẫu mô tả công việc chất lượng mà bạn có thể tham khảo. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể sử dụng TopCV.vn để đăng tin tuyển dụng và tìm kiếm ứng viên tài năng cho doanh nghiệp của mình. Hãy khám phá để đưa cơ hội việc làm của bạn đến với những ứng viên tiềm năng ngay hôm nay nhé.
