Cách viết thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh cho HR [Kèm mẫu]

Bạn đang muốn gửi thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh cho ứng viên của mình? Bạn không biết cách viết sao cho chuyên nghiệp và gây ấn tượng? Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Bài viết thuộc chuyên mục Chia sẻ kinh nghiệm dưới đây của TopviecIT.vn sẽ hướng dẫn cho bạn cách viết thư mời phỏng vấn và một số mẫu thư mời để bạn có thể tham khảo.

Thư mời phỏng vấn là gì?

Thư mời phỏng vấn là một văn bản được gửi bởi nhà tuyển dụng đến ứng viên tiềm năng để mời họ tham dự buổi phỏng vấn xin việc. Thư này nhằm thiết lập một buổi gặp mặt để 2 bên cùng trao đổi về vị trí ứng tuyển. Đây là cách thông báo lịch sự, chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng từ phía doanh nghiệp đến ứng viên.

Cách viết thư mời phỏng vấn bằng tiếng anh cho HR

Để viết thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh thuyết phục ứng viên, bạn có thể tham khảo một số lưu ý sau đây:

Thư mời phỏng vấn nên có những phần gì?

Một bức thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh thuyết phục cần lưu ý có đầy đủ những nội dung cần thiết sau:

Tiêu đề của thư mời phỏng vấn

Tiêu đề là ấn tượng đầu tiên mà ứng viên sẽ nhìn thấy khi nhận được thư mời phỏng vấn. Một tiêu đề phù hợp sẽ giúp ứng viên hiểu được nội dung của bức thư và dễ dàng xác định xem họ có cần đọc tiếp hay không.

Đối với phần tiêu đề, bạn cần lưu ý:

Nên

• Tiêu đề nên ngắn gọn, súc tích và nêu rõ nội dung của bức thư.
• Tiêu đề nên được viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ lớn hơn nội dung chính của bức thư

Không nên

• Tiêu đề quá dài dòng, phức tạp khó hiểu.
• Tiêu đề không nêu rõ nội dung của bức thư.

Tìm hiểu thêm: Chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm phỏng vấn IT từ một Manager

Lời chào đến ứng viên

Lời chào là cách để bạn thể hiện sự tôn trọng và lịch sự đối với ứng viên. Đối với phần lời chào, bạn cần lưu ý:

Nên

• Lời chào nên được cá nhân hóa, sử dụng tên của ứng viên.
• Lời chào nên thể hiện sự tôn trọng và lịch sự.

Không nên

• Lời chào quá chung chung, không sử dụng tên của ứng viên.
• Sử dụng lời văn chính trị, ngôn ngữ không chuyên nghiệp, hoặc lời chào quá trang trí.

Thông tin về vị trí tuyển dụng

Thông tin về vị trí tuyển dụng là phần quan trọng nhất của thư mời phỏng vấn. Phần này giúp ứng viên hiểu rõ hơn về vị trí mà họ đang ứng tuyển, từ đó chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn. Đối với phần thông tin về vị trí tuyển dụng, bạn cần lưu ý:

Nên

• Nêu rõ vị trí ứng tuyển mà ứng viên đã ứng tuyển.
• Nêu rõ các yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng của ứng viên cho vị trí này.

Không nên

• Tránh thông tin không liên quan đến vị trí, hoặc mô tả quá chi tiết và phức tạp.
• Nêu thông tin sai lệch về vị trí ứng tuyển.

Địa điểm, thời gian phỏng vấn

Bên cạnh thông tin về vị trí tuyển dụng, thông tin về thời gian, ngày và địa điểm phỏng vấn là phần quan trọng thứ hai của thư mời phỏng vấn. Phần này giúp ứng viên sắp xếp thời gian và lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn. Đối với phần thời gian, ngày và địa điểm phỏng vấn, bạn cần lưu ý:

Nên

• Địa điểm và thời gian chính xác để ứng viên dễ dàng lên lịch và sắp xếp.
• Có thể gợi ý thêm từ 2 – 3 khoảng thời gian phỏng vấn để ứng viên có thể linh hoạt lựa chọn khoảng thời gian phù hợp với họ.
• Bổ sung thêm cách thức di chuyển đến địa điểm phỏng vấn nếu địa chỉ ở khu vực khó tìm kiếm.

Không nên

• Không nêu rõ thời gian, ngày và địa điểm phỏng vấn.
• Nêu thông tin sai lệch về thời gian, ngày và địa điểm phỏng vấn.

Thời lượng phỏng vấn ước lượng

Bên cạnh những thông tin trên, bạn cũng có thể bổ sung thêm thời lượng phỏng vấn dự kiến trong thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh cho ứng viên. Thông tin về thời lượng phỏng vấn ước lượng sẽ giúp ứng viên chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn.

Thông tin về hội đồng phỏng vấn

Thông tin về các thành viên hội đồng phỏng vấn sẽ giúp ứng viên chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn. Ứng viên có thể tìm hiểu thêm về kinh nghiệm, chuyên môn của các thành viên hội đồng phỏng vấn để có thể trả lời các câu hỏi một cách phù hợp. Đối với nội dung này, bạn cần nêu rõ tên, chức vụ của của các thành viên hội đồng phỏng vấn trong thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh cho ứng viên.

Tìm hiểu thêm: 10 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng giúp bạn không bỏ lỡ nhân tài IT

Chữ ký của email

Chữ ký của email là một cách để bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và lịch sự. Chữ ký email sẽ bao gồm tên của người gửi, chức danh, và thông tin liên hệ sẽ giúp ứng viên dễ dàng liên hệ với bạn nếu họ có bất kỳ thắc mắc nào.

Lưu ý gì khi viết thư mời phỏng vấn

Khi viết thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Hãy đảm bảo rằng thư của bạn không có lỗi chính tả, ngữ pháp, hoặc lỗi về cách dùng từ. Bạn có thể nhờ người bản ngữ kiểm tra lại thư của mình trước khi gửi.
• Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với văn hóa của ứng viên. Hãy tìm hiểu về văn hóa của ứng viên để sử dụng ngôn ngữ phù hợp. 
• Tránh sử dụng ngôn ngữ quá phức tạp hoặc trừu tượng. Bạn nên sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu để ứng viên có thể hiểu rõ nội dung của thư.

Mẫu thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh tham khảo

Nếu bạn chưa biết nên viết thư mời phỏng vấn như thế nào, hãy cùng tham khảo một số mẫu sau đây nhé:

Tóm lại, một bức thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh khi được viết tốt sẽ giúp tạo ấn tượng tốt với ứng viên và tăng cơ hội tuyển dụng được ứng viên phù hợp nhất. Nếu bạn cũng đang cần tìm kiếm ứng viên cho vị trí tuyển dụng tại doanh nghiệp của mình, hãy truy cập ngay vào nền tảng tuyển dụng – kết nối việc làm TopCV.vn.

Tại đây, bạn có thể đăng tin tuyển dụng miễn phí với đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà tuyển dụng tìm kiếm ứng viên phù hợp.Với hơn 6.9 triệu hồ sơ ứng viên được cập nhật thường xuyên, TopCV.vn là nền tảng tuyển dụng uy tín hàng đầu Việt Nam, giúp nhà tuyển dụng tiếp cận với nguồn ứng viên chất lượng cao.